Assistente Administrativo de Logística

 

Assistente Administrativo de Logística

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Moçambique, Maputo

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1. CONTEXTO
Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os fornecedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços.

O Ipas Moçambique está à procura de um(a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado. Este profissional será responsável pelo transporte de passageiros e visitantes da organização com segurança, respeitando as normas de condução e procedimentos internos, bem como prestação de assistência administrativa, incluindo o processamento de facturas e a coordenação de reuniões e conferências. Além disso, é necessário garantir uma gestão eficiente do equipamento.

DEVERES E RESPONSABILIDADES

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes atividades de suporte organizacional:

SECRETARIADO:

• Tramitir correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos necessários;
• Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento;
• Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho.

SUPORTE LOGÍSTICO E DE PROCUREMENT:

• Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até a coleta garantindo que estes se cumpram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações.
• Fazer o controle de estoque dos equipamentos e bens de consumo, incluindo a distribuição e reposição, sempre que necessário;
• Controlar a execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança);
• Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível,
• Gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços.

APOIE A ÁREA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS:

• Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios;
• Apoiar na gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash ;
• Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliação da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessário;
• Organizar os processos contabilísticos e subordinados para o pagamento.

TRANSPORTE

• Transportar os trabalhadores do país e visitantes, garantindo a segurança;
• Manter o veículo limpo e em bom estado de conservação, realizando pequenos trabalhos de manutenção preventiva;
• Registrar todas as viagens no diário de bordo do veículo;
• Respeite as orientações e restrições para a manutenção do veículo.

COMPETÊNCIAS E EXPERIÊNCIA REQUERIDA

• Nível médio em Administração ou outras áreas afins;
• Possuir carta de condução profissional válida;
• Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão de materiais incluindo património, contabilidade e finanças, e gestão de transporte) e condução de veículos como motorista profissional;
• Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint);
• Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e atos de reuniões;
• Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa são uma vantagem;
• Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
• Possuir competências básicas de manutenção do veículo;
• Conhecer as regras de condução e habilidades possíveis para fazer viagens mais longas;
• Disponibilidade para viagens ocasionais aos distritos; e
• Ser residente da província de Cabo Delgado, é uma vantagem.