Informações sobre a vaga
Descrição da vaga
Observe o nível apropriado indicado no título da vaga e certifique-se de que possui o contrato aplicável, conforme definido abaixo:
- Nível 1: Funcionários do PNUD/UNCDF/UNV com contratos permanentes (PA) e contratos por prazo determinado (FTA) (definidos como candidatos “internos”)
- Nível 2: Funcionários do PNUD/UNCDF/UNV com contratos temporários e pessoal com contratos PSA regulares.
- Nível 3: Todos os outros tipos de contrato do PNUD/UNCDF/UNV e outras agências, e outros candidatos externos.
Fundo
O PNUD mantém-se firme no seu compromisso de acompanhar o Governo de Moçambique na sua jornada de desenvolvimento, investindo em iniciativas de capacitação de jovens e mulheres (desenvolvimento de competências, promoção do emprego e apoio ao empreendedorismo), promovendo energias renováveis, reforçando as capacidades do Estado, atuando na resposta a catástrofes, defendendo investimentos em biodiversidade e impulsionando a inovação.
O PNUD trabalha em parceria com os governos nacional, provincial e municipal de Moçambique, agências da ONU, sociedade civil, agências de cooperação, setor privado, fundações, academia e mídia para alcançar as metas e objetivos mencionados. Esses parceiros do PNUD reúnem conhecimentos complementares essenciais, recursos humanos e financeiros que, em conjunto, criam as alavancas para promover uma transformação sistêmica. Trabalhar com organizações da sociedade civil tem um impacto estratégico no empoderamento de representantes da sociedade para atuarem como guardiões dos bens públicos, incluindo a prestação de contas do governo e a garantia da devida representação dos cidadãos e o respeito aos seus direitos, em particular os dos mais vulneráveis e excluídos.
Neste contexto, esta descrição de funções é uma resposta direta ao modelo de negócios aprimorado do PNUD em Moçambique. Ela prevê uma estrutura de escritório adaptada às necessidades atuais e futuras do país, que sustenta sua oferta de consultoria e programas, ao mesmo tempo que oferece um sólido apoio à implementação. Promove também uma abordagem mais colaborativa no trabalho em todo o escritório e com parceiros externos.
A nova estrutura organizacional do PNUD em Moçambique visa fortalecer o papel do PNUD como uma organização de aprendizagem para alcançar os objetivos da Agenda 2030. Ela foi concebida para fornecer a base para todo o ciclo de vida das políticas públicas, com ênfase especial no nível subnacional, o que, como estratégia de engajamento, deverá permitir novas áreas de trabalho conjunto e mobilização de recursos.
O PNUD está empenhado em garantir que sua função e práticas de aquisição sejam parte integrante de sua vantagem competitiva como parceiro de desenvolvimento preferencial. Isso exige maior atenção à integração estratégica das aquisições na fase de concepção do projeto, ao estímulo à inovação em especificações e tecnologias e à adoção de práticas de produção e consumo mais sustentáveis, alinhadas aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável do PNUD. Aquisição sustentável significa assegurar que produtos, serviços e compras sejam o mais sustentáveis possível, com o menor impacto ambiental e os resultados sociais mais positivos. Na implementação das prioridades estratégicas de aquisição do PNUD, os escritórios de país se esforçarão para utilizar métodos flexíveis para entregas de alto valor, baixo risco e dentro do prazo, que atendam às necessidades de seus clientes e principais partes interessadas.
Objetivo da posição
Sob a orientação e supervisão direta do Especialista em Compras/Chefe da Unidade de Compras (P3), o Assistente de Compras lidera a execução dos serviços de compras no Escritório de País (CO), garantindo sua eficácia, transparência e integridade. O Assistente de Compras pode supervisionar e liderar a equipe de apoio da Unidade de Compras do CO quando delegado pelo Especialista em Compras. Ele/Ela promove uma abordagem centrada no cliente, na qualidade e orientada para resultados na Unidade.
O(A) Assistente de Compras trabalha em estreita colaboração com as equipes de Operações, Programas e Projetos no Escritório do País, na Região e na Sede do PNUD, bem como com Fornecedores e funcionários do Governo, para fornecer informações, prestar apoio consultivo e resolver questões complexas relacionadas a compras.
O PNUD adota uma abordagem de portfólio para acomodar as necessidades operacionais em constante mudança e alavancar as conexões entre as intervenções para alcançar seus objetivos estratégicos. Portanto, espera-se que o pessoal do PNUD trabalhe em conjunto com diferentes unidades, funções, equipes e projetos, em equipes multidisciplinares, a fim de aprimorar e viabilizar a colaboração horizontal.
Espera-se que o(a) ocupante do cargo demonstre inovação, iniciativa e forte orientação para o cliente, incentivando e recompensando a entrega pontual de serviços a todos os clientes e parceiros. Poderá ser solicitado(a) a assumir novas tarefas e funções adicionais, conforme solicitado pelo(a) supervisor(a) direto(a) ou pela alta administração.
Deveres e responsabilidades
1) Administrar e apoiar a implementação de estratégias e políticas de compras inovadoras e sustentáveis, alinhadas aos princípios de justiça, integridade e transparência, para alcançar a melhor relação custo-benefício.
- Garantir a plena conformidade das atividades de aquisição com as regras, regulamentos, políticas e prioridades estratégicas do PNUD por meio da implementação de controles internos eficazes e do funcionamento adequado do sistema de gestão de aquisições do PNUD, orientado para o cliente;
- Elaborar/estabelecer Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) internos para o setor de compras, mapear os processos de negócios de compras da empresa e auxiliar no gerenciamento dos fluxos de trabalho na Unidade de Compras em coordenação com o supervisor;
- Realizar pesquisas para contribuir com a formulação e implementação da estratégia de contrato de CO, incluindo processos de licitação e avaliação, gestão do contrato e do contratado, considerações legais e condições de pagamento; e aquisição estratégica, incluindo estratégia de fornecimento, seleção e avaliação de fornecedores, gestão da qualidade e estratégias de redução de custos.
2) Organizar os processos de aquisição para o escritório de país, projetos e colaborar com outras agências da ONU.
- Consolidar os planos de aquisição para o escritório e os projetos e monitorar sua implementação para o escritório e os projetos no país;
- Organizar processos de aquisição que incluam a preparação e condução de RFQ, ITB ou RFP, e o recebimento e avaliação de cotações, licitações ou propostas em total conformidade com as regras e regulamentos do PNUD;
- Realizar análise preliminar das propostas submetidas aos comitês internos de revisão de compras (CAP, RACP e ACP);
- Preparar ordens de compra e contratos em sistemas de compras eletrônicas, preparar ordens de compra para serviços de contratação, implementar um sistema de controle interno que assegure que as ordens de compra sejam devidamente preparadas, enviadas e corrigidas em tempo hábil quando houver erros de verificação orçamentária ou outros problemas;
- Implementar serviços de aquisição harmonizados e analisar novas oportunidades de aquisição conjunta para as agências da ONU, em consonância com a reforma da ONU.
3) Implementar uma estratégia de fornecimento e ferramentas de compras eletrônicas para encontrar os melhores preços no mercado e alinhar a estratégia de compras aos objetivos do projeto e da sede da empresa.
- Desenvolver e atualizar listas de fornecedores;
- Implementar a seleção e avaliação de fornecedores;
- Pesquisar e desenvolver ferramentas para o monitoramento dos serviços prestados.
4) Garantir o controle adequado dos ativos da CO, com foco na obtenção dos seguintes resultados.
- Atuar como ponto focal de ativos de CO;
- Preparar relatórios de inventário;
- Coordenar a implementação do controle de inventário e verificação física.
5) Facilitar a construção e o compartilhamento de conhecimento sobre aquisições no Escritório de País, na Região e no PNUD.
- Proporcionar capacitação e integração em assuntos de compras para a equipe de apoio nova/temporária da unidade;
- Organizar treinamento em compras para a equipe de operações e de projetos;
- Organizar treinamento em compras para fornecedores sobre módulos de compras eletrônicas;
- Sintetizar as lições aprendidas e as melhores práticas em matéria de aquisições;
- Contribuir de forma significativa para redes de conhecimento e comunidades de prática;
O titular do cargo desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional, conforme considerado necessário para o funcionamento eficiente do Escritório e da Organização.
- Alcançar Resultados: NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes e entrega trabalho de qualidade dentro do prazo.
- Pensar de forma inovadora: NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático na resolução de problemas e implementa melhorias.
- Aprendizado contínuo: NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.
- Adaptar-se com agilidade: NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida de forma construtiva com a ambiguidade/incerteza e é flexível.
- Agir com Determinação: NÍVEL 1: Demonstra iniciativa e motivação, capaz de agir com calma diante da adversidade, e confiante.
- Engajar e colaborar: NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão pelos outros, estabelecendo relacionamentos positivos.
- Promover a Diversidade e a Inclusão: NÍVEL 1: Valorizar/respeitar as diferenças, estar ciente dos preconceitos inconscientes, combater a discriminação.
Competências funcionais/técnicas
Aquisição
- Aquisição de fornecedores: Capacidade de encontrar, avaliar e contratar fornecedores de bens e serviços.
Aquisição
- Análise Financeira: Conhecimento em avaliação de negócios, projetos, orçamentos e outras transações financeiras para determinar seu desempenho e adequação;
Aquisição
- Gestão de Compras: A capacidade de adquirir bens, serviços ou obras de uma fonte externa.
Aquisição
- Gestão de partes interessadas: Capacidade de trabalhar com informações incompletas e equilibrar interesses conflitantes para gerar valor para todas as partes interessadas.
Gestão Empresarial: Satisfação do Cliente/Gestão de Clientes
- Capacidade de responder de forma oportuna e adequada, com senso de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e/ou soluções de qualidade e dentro do prazo, para atender e compreender as reais necessidades dos clientes.
- Contribuir para o desenvolvimento da estratégia de atendimento ao cliente.
- Procure maneiras de agregar valor além das solicitações imediatas dos clientes.
- Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente.
Gestão de Negócios
- Gestão de Riscos: Capacidade de identificar e organizar ações para mitigar e gerir proativamente os riscos.
Gestão Empresarial: Comunicação
- Capacidade de comunicar de forma clara, concisa e inequívoca, tanto por escrito quanto verbalmente; de adaptar as mensagens e escolher os métodos de comunicação de acordo com o público.
- Capacidade de gerir a comunicação interna e externa, através da comunicação social, redes sociais e outros canais apropriados.
Habilidades e experiência necessárias
Educação:
- É necessário ter concluído o ensino secundário.
- Um diploma universitário em Administração de Empresas, Administração Pública, Finanças, Economia ou áreas afins será levado em consideração, mas não é um requisito.
- A certificação CIPS nível 3 é altamente desejável para esta posição e os candidatos que a possuírem no momento da candidatura terão uma clara vantagem. Caso a certificação desejada não esteja disponível no momento da contratação, ela deverá ser obtida dentro de um ano após a contratação. Os candidatos que possuírem certificação CIPS em qualquer nível inferior no momento da candidatura terão uma vantagem proporcional.
Experiência:
- É necessário um mínimo de 7 anos (com diploma do ensino médio) ou 4 anos (com diploma de bacharelado) de experiência administrativa relevante e progressivamente responsável em nível nacional ou internacional;
- Ter pelo menos 3 anos de experiência na gestão de compras de bens e serviços no setor público será uma vantagem;
- A certificação em gestão da cadeia de suprimentos será considerada uma vantagem;
- É altamente desejável experiência com os procedimentos de aquisição da ONU e/ou do PNUD, pedidos de financiamento e implementação de programas;
- É desejável experiência em processos de aquisição no contexto humanitário/multilateral;
- É necessário ter experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.) e conhecimento avançado de sistemas de gestão de compras online, como o ERP.
Idioma(s) obrigatório(s):
Fluência em inglês e no idioma nacional do local de trabalho - português - é obrigatória para funcionários locais.
Igualdade de oportunidades
Como empregador que preza pela igualdade de oportunidades, o PNUD valoriza a diversidade como expressão da multiplicidade de nações e culturas nos locais onde atuamos e, portanto, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a se candidatarem a vagas na organização. Nossas decisões de contratação são baseadas no mérito e na adequação ao cargo, sem discriminação.
O PNUD também está empenhado em criar um ambiente de trabalho inclusivo, onde todos os funcionários sejam capacitados para contribuir com nossa missão, sejam valorizados, possam prosperar e se beneficiem de oportunidades de carreira abertas a todos.
Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade
O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, passam por verificações pertinentes e devem aderir aos respectivos padrões e princípios.
Liberdade condicional
Para todas as novas nomeações por prazo determinado (FTA) do PNUD, incluindo para funcionários transferidos ou cedidos ao PNUD ao abrigo do Acordo Interorganizacional relativo à Transferência, Cedência ou Empréstimo de Pessoal, em contratos com duração superior a um ano, a continuidade do contrato para além dos 12 meses iniciais está condicionada à conclusão bem-sucedida de um período probatório.
Direito de selecionar vários candidatos
O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos a partir deste anúncio de vaga. Também poderemos manter as candidaturas e considerar os candidatos que se inscreveram para esta vaga para outras posições semelhantes no PNUD, com o mesmo nível hierárquico e com descrição de funções, experiência e requisitos educacionais similares.
Alerta de golpe
O PNUD não cobra nenhuma taxa em nenhuma etapa do seu processo de recrutamento. Para mais informações, acesse www.undp.org/scam-alert.
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